教繁忙的人如何時(shí)間管理
教繁忙的人如何時(shí)間管理日期：10-27 2014 時(shí)間管理 2014:641次 教繁忙的人如何時(shí)間管理由 本站還有更多關(guān)于時(shí)間管理方法,高效時(shí)間管理,時(shí)間管理表方面的資料。你的生活總是很繁忙，這一點(diǎn)我確信。但是假期的到來似乎又為每個(gè)人的日程安排增加了更多的瘋狂和忙碌。你要和家人，朋友以及同事舉辦圣誕聚會(huì)，購(gòu)買禮物，做裝飾，看圣誕表演，聽頌歌和圣誕鈴聲，鏟雪（除非你和我一樣住在關(guān)島），制作甜點(diǎn)，烤火雞，以及其他的事情。
這些就足以讓你想要放棄這個(gè)假期了！
但這也并不是無法改變的。我整理了一些我自己喜歡的節(jié)約時(shí)間的小方法—我在日常生活中使用這些方法，發(fā)現(xiàn)他們的時(shí)間管理可以使你的工作更有效率，讓你的日程安排更加輕松自由。如果你是一個(gè)忙碌的人（在現(xiàn)在這樣的日子里誰又不是呢？），這些如何節(jié)約時(shí)間的方法對(duì)你也許有用。
為什么要使用這些小貼士呢？首先，者可以讓你在繁忙的時(shí)刻仍然能保持冷靜—當(dāng)我們的日程被排滿時(shí)我們會(huì)感覺到很大的壓力。其次，同樣重要的是，為那些你認(rèn)為最重要的事情安排出時(shí)間。對(duì)我來說，這些最重要的事情就是我的家庭，寫作，以及鍛煉。對(duì)你來說，你也許會(huì)有其他一些你想要安排出時(shí)間來做的事情。下面如何節(jié)約時(shí)間的做法。
如何節(jié)約時(shí)間1.工作小貼士
大部分人時(shí)間管理都將大部分時(shí)間用于工作，所以我們就從工作開始談。如果你有一個(gè)很長(zhǎng)的“要做事項(xiàng)”的清單—或者更糟的，你根本沒有“要做事項(xiàng)”清單—下面是你可以做的：
1.少做。長(zhǎng)期讀者都知道，這是我最喜歡的效率貼士—簡(jiǎn)化日程安排：做更少的事，但更集中于重要的事情。這會(huì)大大提高你工作時(shí)間的效率，減少所需的工作時(shí)間。對(duì)于那些你沒有做的任務(wù)怎么辦呢？請(qǐng)看下面更多關(guān)于它們的建議。
2.委派。如果一項(xiàng)任務(wù)需要完成，但不是你最重要的任務(wù)之一，而且可以由其他人來完成，就把它委派出去。如果你找到其他同樣可以完成任務(wù)，甚至比你做的更好的人，并把這樣的任務(wù)委派出去，你有時(shí)甚至可以剪除一半你的“要做事項(xiàng)”清單里的任務(wù)。
3.工作時(shí)間設(shè)限（或者調(diào)整工作時(shí)間）。如果你每天工作超過8個(gè)小時(shí)，就為自己設(shè)定一個(gè)8小時(shí)的工作時(shí)限。這會(huì)使你強(qiáng)迫自己在這個(gè)時(shí)限內(nèi)集中于做必須要完成的任務(wù)。如果你每天的工作時(shí)間就是8小時(shí)，試試把工作時(shí)間限制在6個(gè)小時(shí)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你必須要優(yōu)先排序，更有效率地工作，并且盡量少浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣你才能在這個(gè)6小時(shí)的時(shí)限內(nèi)完成工作。我自己則是在大部分日子里只給自己安排4到5個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間。如果你不能減少工作時(shí)間怎么辦呢（也許你被要求每天必須工作一定的時(shí)間）？那么，看看你是否能把你的工作時(shí)間稍微提前或滯后于大眾的工作時(shí)間。這樣，你就可以不在交通繁忙時(shí)刻乘車，這將會(huì)減少你用于交通時(shí)間；或者你就可以在幾乎沒人的辦公室里工作了，并且你絕對(duì)可以做更多的工作。
4.最重要的事最先完成。選出2，3件你需要或者想要在今天完成的事項(xiàng)，首先完成這些事情。在其他的日子里你也許想要把這些重要的事情往后推（也許你根本就不會(huì)完成它們），但是如果你先做完這些事情，那么今天剩下的時(shí)間你就會(huì)非常得從容自如。事實(shí)上，在你完成了最重要的事情后，你這一天的工作就算是圓滿了。如果你有這種自由，你甚至可以說你的一天已經(jīng)完了，因?yàn)槭Ｏ碌墓ぷ骺梢粤舻矫魈煸僮觥?
5.要求你的老板為你再優(yōu)先排序。如果你無法控制你的日程安排或者“要做事項(xiàng)”，和你的老板談?wù)�。告訴老板你想要讓你的工作時(shí)間更有效率，但是你今天只有時(shí)間作x件事...因此，要他幫你把這些要做的事情挑選一下。告訴他如果你嘗試把所有的事情都在今天完成，你會(huì)變得沒有效率，而且也許沒辦法做完那么多事情或者無法更好地完成工作。事實(shí)上這個(gè)優(yōu)先排序本來是要你自己來做的（參照第一個(gè)建議）如果你有這個(gè)自由的話。
6.批量處理。不要讓你的工作日不時(shí)被那些纏在一起的小任務(wù)所打斷。把相同的任務(wù)歸為一組，并且一次將他們解決。例如，不要一整天都去回復(fù)郵件，將他們打包，并且每天花一次時(shí)間（或兩次）來處理所有的郵件。一次完成所有的文書工作。批量處理所有的電話。一次做完所有的跑腿事情。這種對(duì)工作的分組可以節(jié)省很多時(shí)間，讓你可以更好地把精力集中于處理重要的事情。
7.專心于一件事情，并把它做完。不要在同一時(shí)間處理好幾個(gè)事情，留出一整塊時(shí)間來只做一件事情，直到完成。對(duì)我來說，這通常意味著留出半天或一天的時(shí)間（我會(huì)嘗試把我的項(xiàng)目分成可管理的幾塊）來完成一個(gè)任務(wù)，并且如果可能的話盡量做完它。通常這也表示需要事前準(zhǔn)備好所有必須的資源和信息，這樣你才不必再次搜尋它們，或者當(dāng)你準(zhǔn)備好要真正工作時(shí)還要在這些事情上等待。這也同樣表示需要明確我的日程安排，這樣我可以把其他工作事先就做好，而不再為這段時(shí)間安排其他的什么事情了。之后，你需要做的就是專心的只做這一件事情，并努力把它做完。這通常就是做事最有效率的方法。
8.避免會(huì)議。并不是所有的會(huì)議都是在浪費(fèi)時(shí)間，但是確實(shí)有許多會(huì)議是這樣子的。如果你花費(fèi)大量的時(shí)間參加會(huì)議，但是更愿意用這些時(shí)間來做實(shí)際的工作，而不是來聽其他人談?wù)撘恍┧麄冊(cè)究梢越o你發(fā)一封郵件就能搞定的事情時(shí)，試試看能不能避免這樣的會(huì)議。這樣你可以做更多的事情。更多
9.避免工作中的長(zhǎng)時(shí)間交談。我們通常都會(huì)有和同事之間長(zhǎng)時(shí)間的沒有任何生產(chǎn)力的談話—這樣的閑談通常是無關(guān)緊要或者與工作無關(guān)的。有時(shí)可能是長(zhǎng)時(shí)間的電話粥。盡管我喜歡和坐在我旁邊的那個(gè)同事交談，就像我喜歡和其他人交談一樣—這對(duì)保持良好的同事關(guān)系和朋友關(guān)系很重要——但是事實(shí)上你可以把這個(gè)時(shí)間用在做其他事情上。我個(gè)人更愿意完成工作，然后回家和家人在一起。所以我盡量把精力集中在工作上，盡量不做過多的閑談，盡管我需要不時(shí)的做出例外。
10.學(xué)會(huì)說不。如果你想要你的日程表更簡(jiǎn)，這一點(diǎn)相當(dāng)關(guān)鍵。我們每天都會(huì)接到許多的請(qǐng)求，并且所有這些請(qǐng)求都需要占用我們的時(shí)間。如果我們對(duì)這些請(qǐng)求總是同意，我們就放棄了我們的時(shí)間，并選擇為而要其他人作一些事情。但是如果這些請(qǐng)求并不符合我們的優(yōu)先排序，那么我們通常就會(huì)心有余而力不足了。所以學(xué)會(huì)說不。通常這回讓你覺得不舒服，因?yàn)槲覀兒ε逻@意味著我們讓其他人失望了。但是還是要學(xué)會(huì)告訴人們你現(xiàn)在沒有時(shí)間來做他們要求的事情，并且通常他們會(huì)理解的。
如何節(jié)約時(shí)間2.節(jié)省時(shí)間的電腦貼士
1.如果可能，斷開鏈接。這是我最喜歡的電腦貼士。當(dāng)我確實(shí)想要集中于某項(xiàng)任務(wù)，確實(shí)想要完成一項(xiàng)任務(wù)是，我會(huì)從網(wǎng)絡(luò)上斷開連接。有時(shí)這意味著只是關(guān)閉我的瀏覽器，有時(shí)這意味著我還要斷開我的無線網(wǎng)絡(luò)，還有的時(shí)候我會(huì)拔掉電纜。不管你采用何種方式，斷開網(wǎng)絡(luò)連接是使事情做完的一個(gè)很好的方法。當(dāng)然，你最終會(huì)想要重新連接網(wǎng)絡(luò)，但是當(dāng)你斷開連接時(shí)你可以獲得整塊的時(shí)間來處理事務(wù)。這段時(shí)間是相當(dāng)有效率的。
2.使用Quicksilver和AutoHotkey軟件。使用Mac的用戶可以使用Quicksilver，PC用戶則可以使用 學(xué)習(xí)方法指導(dǎo) AutoHotkey。我自己是兩個(gè)都用，并且發(fā)現(xiàn)它們是使事情有效完成的不可缺少的工具。例如，我們經(jīng)常需要訪問一些文檔，程序，文件夾，和網(wǎng)站—可以為這些設(shè)置一個(gè)一鍵訪問的熱鍵。你可能需要花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間來學(xué)習(xí)如何進(jìn)行設(shè)置（你可以使用Google來搜索相關(guān)指南），而且設(shè)置一個(gè)熱鍵可能需要幾分鐘的時(shí)間。但是，一旦設(shè)置好了，你就可以利用他們?cè)谒查g處理事務(wù)了。而且你不單單可以使用這些熱鍵本身，你還可以把它們組合起來使用，比如，用來發(fā)送郵件的熱鍵，或者調(diào)整圖像大小的熱鍵，或者做其他事情的熱鍵—我自己設(shè)置了有一打左右經(jīng)常使用的熱鍵。如果把每個(gè)月中它們?yōu)槲夜?jié)省的時(shí)間加總的話，可以說它們幫助我節(jié)省了很多的時(shí)間。
3.郵件的鍵盤快捷方式。同樣的，你的郵件程序基本上都會(huì)有鍵盤快捷鍵。如果你還沒有使用過這些快捷鍵的話，你應(yīng)該學(xué)會(huì)使用它們。使用快捷方式來打開，發(fā)送，歸檔，搜索和操作郵件，你可以快速處理一堆的郵件。而且如果你為經(jīng)常使用的文本或者簽名附件也添加快捷方式（通過使用Quickersilver或者 AutoHotkey軟件），你可以快速答復(fù)郵件，甚至比我消滅掉一堆奧利奧奶油夾心餅干還要快。
4.郵件過濾器。讓你的郵件程序幫你完成工作。我使用Gmail的郵件過濾器，但是像Outlook或者M(jìn)ail.app這樣的程序，或者其他一些你可能有的程序，也都有同樣的過濾功能。學(xué)習(xí)使用它們來對(duì)你最常用的郵箱進(jìn)行過濾設(shè)置。你也許注意到在某一段時(shí)間內(nèi)你會(huì)持續(xù)收到許多某一特定類型的郵件。例如，我通常會(huì)收到一些和我的工作相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告。但我會(huì)對(duì)它們?cè)O(shè)置標(biāo)簽并且使用過濾器歸檔，這樣他們就不可能進(jìn)入到我的收件箱了。之后如果需要的話我就可以在標(biāo)簽（或文件夾）里來閱讀這些報(bào)告，瀏覽收件箱時(shí)卻不需要閱讀這些報(bào)告了。同時(shí)我也使用過濾器來自動(dòng)刪除那些鏈接郵件和笑話郵件（我知道這樣的做法很無情，但是我很煩這些郵件），并且對(duì)來自Facebook，Twitter，Paypal和其他服務(wù)的通知進(jìn)行歸檔。
5.限制使用IM，Twitter，論壇和其它社交途徑的時(shí)間。你可以花一整天時(shí)間和其他人聊天，或者使用Twitter，登陸網(wǎng)上論壇或其他社會(huì)媒介。盡管這些工具都有好的用處，但它們卻可能花掉你太多的時(shí)間如果你不對(duì)它們進(jìn)行限制。為你自己設(shè)限—比方說每天在你的日程表上安排一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來處理這些社會(huì)性事務(wù)。這樣，你會(huì)有更多的時(shí)間來做其他更重要的任務(wù)。
6.不要為存檔擔(dān)心。關(guān)于這一點(diǎn)我以前寫過一些文章，但是我現(xiàn)在不再那么相信存檔了�，F(xiàn)在我所做的每一件事都是數(shù)字化的，不管是在網(wǎng)絡(luò)上還是在我自己電腦的硬盤驅(qū)動(dòng)上。我從Gmail學(xué)習(xí)到，你可以把一些東西先存檔，并且之后可以毫不費(fèi)力的搜索到它（過去兩年我一直都是這樣做的，并且搜索這些東西時(shí)不存在任何困難）。所以現(xiàn)在我對(duì)所有事情都這樣做，包括我硬盤驅(qū)動(dòng)上的文檔，在GoogleDocs和Spreadsheets里的文件，和其他類型的網(wǎng)絡(luò)文檔�，F(xiàn)在我的存檔時(shí)間幾乎減到接近于零—而我過去總是每一天都花費(fèi)大量的時(shí)間存檔。
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如何節(jié)約時(shí)間3.家庭小貼士
1.保持事情有序。我喜歡有序的家庭和工作環(huán)境，不僅因?yàn)樗鼈冇懈玫膶徝栏杏X，也因?yàn)椋?）這幫助你專注于你正在做的事情而不被可視的雜亂分散注意力；2）更讓人寧?kù)o和放松；3）節(jié)省時(shí)間。怎樣節(jié)省時(shí)間呢？有序的家庭環(huán)境和工作環(huán)境中可以更容易找到需要的東西，更容易清理和操作它們，并且減少了因?yàn)橹匦虏贾�，歸類，查找和清除大量雜物所浪費(fèi)的時(shí)間。更多
2.讓東西保持原位。同樣的，讓每一件東西都有自己的位置也可以節(jié)省時(shí)間。你家里也許很整潔，但是你也許也可能不知道每一樣?xùn)|西應(yīng)該放在哪。讓東西有屬于自己的位置，當(dāng)你不使用它們的時(shí)候把他們放回原位。讓這成為你生活的一個(gè)重要的習(xí)慣—用完某物后防回原處。這可能會(huì)花費(fèi)幾秒鐘的時(shí)間來這樣做，但卻節(jié)省了事后清理，尋找的時(shí)間（想想看你有多少次丟失東西并花費(fèi)長(zhǎng)時(shí)間努力搜尋的經(jīng)歷？），并且讓事物更整潔有序。
3.教孩子自己整理。如果你是一個(gè)家長(zhǎng)，你就會(huì)知道，當(dāng)你有還沒長(zhǎng)大滿地亂爬的小孩在一整天的每一分鐘里把一切弄得亂糟糟的時(shí)候，要保持一個(gè)整潔的家庭并不容易。讓你的孩子在很小的時(shí)候就養(yǎng)成玩耍之后整理他們身后的東西的習(xí)慣。比方說，他們拿出一桶積木，并且弄得滿地都是——這沒關(guān)系，但是當(dāng)玩耍之后，幫助他們把所有的東西撿起來，放進(jìn)桶里，再把桶放到它原來的位置。我小一點(diǎn)的幾個(gè)孩子在做這些清理工作的時(shí)候喜歡唱一首“整理，整理，每個(gè)人，每個(gè)地方”的歌。讓這變成一個(gè)好玩的游戲！我有6個(gè)孩子，這讓我們節(jié)省了大量原本需要花在在孩子身后整理東西的時(shí)間。
4.在前夜做好預(yù)備功課。不管你是單身還是有一個(gè)有很多小孩的家庭，每天早上對(duì)你來說可能都是一個(gè)相當(dāng)匆忙的過程。相反，你可以在前夜將一切都準(zhǔn)備好，并讓這變成你每晚都要做的日常工作，那你就可以更好得開始新的一天了。從技術(shù)上來說，這也許不會(huì)直接節(jié)省你的時(shí)間，但可以讓你在早上把更多的時(shí)間集中于做重要的事，而不會(huì)為了完成你的每日工作表而一路匆忙。
5.不要看太多的電視。我個(gè)人曾經(jīng)浪費(fèi)過整天的時(shí)間在看電視上，所以我知道電視是一個(gè)多么大的時(shí)間“空洞”。相反，限制你看電視的時(shí)間——也許是每天一小時(shí)看電視的時(shí)間——把你原本打算看電視的時(shí)間用來做更重要的事情——和你愛的人在一起，做鍛煉，或者寫你夢(mèng)想著的小說。
6.計(jì)劃每周的菜單。如果你計(jì)劃出你一周中每一天要吃些什么東西（即使是午餐），你就可以節(jié)省大量的時(shí)間。首先，你可以去食品雜貨店一次購(gòu)齊所有你需要的東西——事實(shí)上，如果你打算下周仍然重復(fù)你這一周的菜單，你可以一次做兩周的購(gòu)物。第二，你可以事先準(zhǔn)備好食物（參照第二項(xiàng)），更方便把食物打包成工作餐。第三，你每天晚上不再需要為該吃些什么而費(fèi)神了——它就列在貼在冰箱上的菜單上面。
7.煮多點(diǎn)食物。我喜歡制作大批量的食物，如果你有一個(gè)大家庭這尤其有用。我會(huì)一次煮很多的辣椒粉，素食湯，意大利式實(shí)心面條，和其它的食物，并將吃剩下的食物當(dāng)午餐或晚餐吃（有時(shí)這可以是好幾次午餐和晚餐）。
8.一次做所有的跑腿工作。這和上面工作部分的批量處理的道理是一樣的（這和前面的建議以及后面的建議是一致的）。把所有需要跑腿的工作項(xiàng)目列入你一周的跑腿工作清單中，并且在一天中專門做這事。計(jì)劃路線，以便能盡量少開車，并且快速做完這些事情。相比于做多趟跑腿工作，這個(gè)方法也可以節(jié)省大量時(shí)間。
9.在網(wǎng)上辦理銀行業(yè)務(wù)，并且一次做完。我喜歡每周甚至每?jī)芍茏鲆淮芜@樣的銀行業(yè)務(wù)...我先將所有需要支付的賬單準(zhǔn)備好（事實(shí)上，他們中的大部分已經(jīng)設(shè)置成我通過銀行的賬單支付系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行支付），然后再和網(wǎng)上的銀行報(bào)表對(duì)帳，支付賬單，檢查我的自動(dòng)儲(chǔ)蓄轉(zhuǎn)帳，等等。
10.一次性大掃除。盡管我喜歡隨時(shí)整理來保持事物整潔，但總是會(huì)有清掃，擦拭，和清潔浴室這樣的事情要做。一次性大掃除來做所有這些事情將可以節(jié)省很多時(shí)間。我們?nèi)业拿總�(gè)人會(huì)負(fù)責(zé)家里的不同部分，然后盡快一次性清理完畢。這樣的事情我們用30到45分鐘的時(shí)間就可以搞定，這樣一天中其他剩余的時(shí)間就可以放松了。哈哈！
11.l立即做鍛煉。如果你沒有很多的時(shí)間來做鍛煉但是又想保持體型，那你可以試試分組重力訓(xùn)練。但是要讓鍛煉密集，盡量在固定的短時(shí)間內(nèi)作更多的組次。例如，做引體向上，舉重，重力下蹲（每一種訓(xùn)練分別做5個(gè)，10個(gè)和15個(gè)）...在十分鐘的時(shí)間里盡可能多做（如果覺得沒問題可以做20分鐘時(shí)間）。不同的鍛煉要找到自己合適的組次，或者你也可以在網(wǎng)上搜索一些方法來把不同的鍛煉綜合在一起挑戰(zhàn)一下自己。不要在一開始就做太密集的訓(xùn)練——如果你還只是一個(gè)新手，就先嘗試少一點(diǎn)的組次，但不要做得太快。
12.制作一個(gè)大號(hào)日歷。我的家庭成員的日常事務(wù)都通過貼在冰箱上的一個(gè)大號(hào)日歷組織起來（我也刻意地與我們的大日歷保持一致，因?yàn)槲蚁矚g這種大日歷）。所有的事情都會(huì)列在我們的日歷上：派對(duì)，會(huì)議，學(xué)校事件，足球比賽，音樂課，生日，志愿日，以及其它的事情。這就保證我們自己不會(huì)把個(gè)人的日程排得太擠，而且我們會(huì)盡量和各自的日程保持一致，那樣我們就不會(huì)錯(cuò)過那些列在大日歷上的約定和事件了。這樣的大號(hào)日歷也節(jié)省了時(shí)間，因?yàn)槲覀儾槐卦贋榱私y(tǒng)一行動(dòng)而查看各自不同的日程安排了。
13.請(qǐng)一位保姆或者和人交換著照顧嬰兒。如果你是一個(gè)沒有時(shí)間來做事情的家長(zhǎng)，那么就雇傭一個(gè)保姆，這樣你就可以有時(shí)間來做事了�；蛘吆推渌颂鎿Q著照顧嬰兒。我的姐姐和我就是這樣做的，比如——我們替她照顧孩子一段時(shí)間，然后她再在另一段時(shí)間內(nèi)替我們照顧小孩。這很好，因?yàn)槲覀冇辛烁嗟臅r(shí)間來做事情，而我們的孩子也可以在一塊玩。
14.考慮雇傭一個(gè)人。有時(shí)雇傭一個(gè)人來做事情可能更好，特別是如果你的時(shí)間比你支付給那個(gè)人的傭金更值錢。例如，如果我有一個(gè)很大的后院需要我花五個(gè)小時(shí)的時(shí)間來做保養(yǎng)（相當(dāng)大的庭院），那我就可以選擇支付傭金雇個(gè)人來做，因?yàn)槲铱梢栽谖鍌�(gè)小時(shí)內(nèi)通過工作賺更多的錢。其它一些你可以雇傭他人來做的事情是：其他家庭維持工程，洗車，跑腿或洗衣，報(bào)稅等...只要是你自己來做不是成本有效的事情。
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